Ny plan ska styra hantering av valhandlingar i Pajala

Valnämnden i Pajala beslutade den 21 oktober 2026 att anta dokumentet ”Informationshanteringsplan Valnämnden 2026”. Beslutet innebär att nämnden nu har en formell plan för hur information och handlingar inom valadministrationen ska diarieföras, förvaras, gallras och uppdateras vid behov.

Beslut

Valnämnden i Pajala antog vid sammanträdet den 21 oktober 2026 informationshanteringsplanen med namnet ”Informationshanteringsplan Valnämnden 2026”. Enligt underlaget bedöms beslutet inte medföra några direkta ekonomiska konsekvenser. Förslaget hade tagits fram av valadministrationen och kommunens arkivansvarige och antogs enligt förvaltningens förslag.

Bakgrund

Bakgrunden till beslutet är att samtliga verksamhetsområden i Pajala kommun från den 1 januari 2027 planeras gå över till verksamhetsbaserad informationshantering. Det innebär att fokus ska ligga på i vilken typ av verksamhet och i vilken arbetsprocess handlingar skapas. Arbetet ska ske med stöd av den klassificeringsstruktur KLASSA, som tagits fram av Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

I ärendet hänvisas till kommunens Policy för säkerhet och beredskap. Där framgår att verksamheterna själva har ansvar för sin informationssäkerhet och ska utgå från informationens skyddsvärde. Politiska organ som kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder har det yttersta ansvaret för informationssäkerheten inom sina områden.

Hur informationshanteringsplanen ska användas

Informationshanteringsplanen anger bland annat om handlingar ska diarieföras eller inte, hur de ska förvaras, om vissa handlingstyper kan omfattas av sekretess och hur länge de ska bevaras innan gallring. Planen är mediaoberoende och omfattar både styrande och stödjande verksamhet samt kärnverksamheter kopplade till val.

En central del av beslutet är att informationshanteringsplanen inte är statisk utan ska uppdateras vid behov. I protokollet anges att ändringar kan bli aktuella när Valmyndigheten ändrar sina instruktioner. Det speglar kravet på att valadministrationen ska följa nationella riktlinjer.

Tidsplan och nästa steg

Informationshanteringsplanen är en del av förberedelserna inför att Pajala kommun från den 1 januari 2027 ska tillämpa verksamhetsbaserad informationshantering i alla verksamhetsområden. Planen för valnämnden ska gälla inom valadministrationen och kan vid behov justeras när nationella eller lokala styrdokument ändras.

Kostnader och finansiering

Enligt underlaget bedöms beslutet om informationshanteringsplanen inte medföra några direkta ekonomiska konsekvenser för Pajala kommun.

Valnämnden, 21 oktober 2026.